Garis Besar Haluan Kerja PANPEL FESTKES II SULSEL

Garis Besar haluan Kerja

PANPEL FESTKES II SULSEL

TUGAS DAN FUNGSI PANITIA INTI

1. Tugas Ketua Panitia

Ketua panitia merupakan sosok pemimpin yang bisa mengerakkan semua roda kepanitiaan dalam event tersebut. Biasanya seorang ketua akan dibantu oleh wakil ketua sehingga pekerjaan bisa menjadi lebih ringan. Adapaun tugas ketua panitia event adalah sebagai berikut :

a. Memimpin semua panitia event agar sesuai dengan visi dan semua rencana yang telah ditentukan,

b. Menjadi koordinator panitia event,

c. Membuat detil konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang bersangkutan

d. Memberi pengarahan dan melakukan pengawasan saat pelaksanaan event

e. Mencari alternatif solusi jika terjadi permasalahan dan membuat keputusan secara tepat

f. Bertanggungjawab kepada pemangku kepentingan dan penanggung jawab event

g. Meminta laporan pertanggungjawaban kepada setiap seksi

h. Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) event

i. Bertanggung jawab Kepada Penanggung Jawab Kegiatan

2. Tugas Sekretaris

Sekretaris merupakan seseorang yang ditugaskan untuk mengurus berbagai hal yang terkait dengan kesekretariatan event. Beberapa tugas seorang sekretaris dalam pengelolaan event diantaranya adalah :

a. Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat permohonan dana, surat kontrak kerjasama, Surat peminjaman dan berbagai kegiatan keskretariatan yang relevan.

b. Membuat Surat Keputusan kepanitiaan event.

c. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;

d. Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan

e. Membuat tanda kepanitiaan seperti ID Card atau Name Card

f. Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan

g. Membuat daftar kebutuhan dan anggaran event

h. Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan

i. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

3. Tugas Bendahara

 

Untuk dapat mengelola event dengan baik, maka dibutuhkan seorang bendahara untuk mengatur keuangan. Beberapa tugas bendahara event diantaranya adalah :

a. Membantu ketua panitia event dalam melaksanakan tugasnya, khususnya dalam hal pengelolaan anggaran.

b. Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan event

c. Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.

d. Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan jelas

e. Bertanggung jawab kepada ketua Panitia

TUGAS DAN FUNGSI DIVISI

ACARA DAN KEPESERTAAN

a. Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik

b. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;

c. Membuat konsep acara agar lebih baik, misalnya dengan mengundang orang ahli yang dibutuhkan dalam event tersebut;

d. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung;

e. Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut

f. menghubungi Semua calon peserta

g. membuka Stand Pendafataran

h. menerima dan memperifikasi berkas peserta

i. membuat konsep juknis peserta

j. berkomunikasi dengan dewan juri

k. mengumpulkan data sasaran calon peserta

l. Bertanggungjawab kepada ketua Panitia

PUBLIKASI, DOKUMENTASI & DESIGN GRAPHIC

a. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan ( misalnya dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baliho, poster, undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan) dan menyebarkannya kepada pihak terkait

b. Merancang serta mendesain Katalog

c. Membantu divisi persuratan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan

d. Membuat list kebutuhan dan anggaran yang terkait dengan promosi acara

e. mengelolah Akun Media Sosial

f. mencari media partner untuk promosi kegiatan

g. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video

h. memantau reting kegiatan

i. bertanggung jawab kepada ketua panitia

PERLENGKAPAN, PRODUKSI & DEKORASI.

a. Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi denganbidang lain terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana

b. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman / penyewaanperalatan.

c. Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatan perlengkapan kegiatan

d. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.

e. menyediakan semua keperluan produksi kegiatan

f. membuat konsep penataan layout panggung

g. mencari tampilan dekorasi yang menarik dan sesuai dengan konsep kegiatan.

f. membuat list anggaran kebutuhan produksi, perlengkapan dan dekorasi  kegiatan

g. bertanggung jawab kepada ketua panitia

KONSUMSI, TRANSPORTASI & AKOMODASI.

a. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya

b. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada panitia, peserta, dewan juri, dan pengisi acara

c. menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan

d. Mengurus biaya konsumsi

e. Berkoodinasi dengan bendahar terkait list kebutuhan dan anggaran

f. Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan kegiatan

g. menyiapkan akomodasi peserta dan panitia

h. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

PERSURATAN, HUMAS DAN SPONSOR SHIP.

a. Membuat list persuratan yang dibutuhkan

b. Mengkordinir pengantaran surat

c. Memantau surat yang telah di antar

d. Membuat list kebutuhan untuk kesekretariatan dan persuratan

e. melakukan komunikasi kepada instansi-instansi terkait

f. membangun hubungan-hubungan kerja sama yang bisa menguntungkan kegiatan

g. Membuat list Sponsor

h. Membuat kontrapretasi di proposal sponsorship

i. Mengajukan proposal: Sponsorship

j. Melakukan usaha yang dapat memberikan pemasukan

k. Melakukan follow up dana dan usaha pre acara

l. Mengurus pihak sponsor yang datang saat hari H

m. Melakukan follow up dana dan usaha pasca acara

n. Membuat list kebutuhan dan anggaran

o. Melakukan kerjasama dengan Div. Lain yang terkait

p. bertanggung jawab kepada ketua panitia